Paso a Paso para Crear una Sociedad en España sin Errores

Crear una sociedad en España es un proceso que requiere planificación y el cumplimiento de una serie de trámites administrativos y fiscales. Muchas empresas cometen errores durante la constitución, lo que puede retrasar su actividad o generar problemas legales y tributarios en el futuro.

Para evitar complicaciones, es fundamental conocer cada paso del proceso y contar con el asesoramiento adecuado. En MCR Gestoría Online, gestionamos la constitución de sociedades asegurando que todo se realice de manera rápida y sin errores. A continuación, explicamos paso a paso cómo crear una sociedad en España y qué aspectos debes tener en cuenta para cumplir con la normativa vigente.

1. Reserva del Nombre en el Registro Mercantil

El primer paso para constituir una sociedad es elegir un nombre único y registrarlo en el Registro Mercantil Central. Esto garantiza que ninguna otra empresa tenga la misma denominación.

Para solicitar la reserva del nombre, se deben presentar hasta cinco opciones de denominación en orden de preferencia. El Registro Mercantil emitirá un certificado de denominación social, que tiene una validez de seis meses (aunque debe utilizarse en los tres primeros meses para la escritura de constitución).

Este trámite puede realizarse online y es obligatorio antes de continuar con los siguientes pasos.

2. Redacción de los Estatutos Sociales

Los estatutos sociales establecen las normas de funcionamiento de la empresa y deben incluir información clave como:

• Denominación social.
• Domicilio social.
• Objeto social (actividad principal de la sociedad).
• Capital social y forma de aportación.
• Órgano de administración (administrador único, consejo de administración, administradores solidarios o mancomunados).

Es fundamental redactar correctamente los estatutos para evitar conflictos futuros entre los socios o problemas en la gestión empresarial.

3. Apertura de Cuenta Bancaria y Depósito del Capital Social

Si la sociedad tiene un capital social mínimo obligatorio, como ocurre con la Sociedad Limitada (SL) o la Sociedad Anónima (SA), es necesario abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución y depositar la cantidad requerida:

• SL: Capital mínimo de 3.000 euros.
• SA: Capital mínimo de 60.000 euros, debiendo desembolsar al menos el 25% en la constitución.

El banco emitirá un certificado de depósito, que será obligatorio para la firma ante notario.

4. Firma de la Escritura de Constitución ante Notario

Todos los socios fundadores deben acudir al notario para firmar la escritura pública de constitución. Este documento oficial incluye:

• Certificación del nombre otorgada por el Registro Mercantil.
• Estatutos sociales.
• Certificado bancario del depósito del capital social (si aplica).
• Identificación de los socios y administradores.

Este trámite es obligatorio y convierte legalmente a la empresa en una persona jurídica, aunque todavía faltan pasos para que pueda operar completamente.

5. Obtención del NIF Provisional y Alta en Hacienda

Tras la firma ante notario, se debe solicitar en la Agencia Tributaria el NIF provisional de la sociedad, que permitirá realizar los primeros trámites fiscales.

Además, se debe presentar el Modelo 036, donde se informa sobre la actividad de la empresa, el régimen fiscal aplicable y otros datos relevantes.

Es importante definir correctamente el epígrafe del IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas) y el régimen de IVA e IRPF correspondiente.

6. Inscripción de la Sociedad en el Registro Mercantil

Con la escritura firmada ante notario y el NIF provisional, el siguiente paso es inscribir la sociedad en el Registro Mercantil Provincial correspondiente. Este trámite debe realizarse en un plazo máximo de 30 días desde la firma ante notario.

La inscripción en el Registro Mercantil convierte a la empresa en una entidad legalmente constituida, lo que le permite operar plenamente.

7. Obtención del NIF Definitivo

Una vez inscrita en el Registro Mercantil, se debe solicitar en la Agencia Tributaria el NIF definitivo, que sustituirá al provisional. Este trámite es esencial para poder emitir facturas, contratar empleados y operar con normalidad.

8. Alta en la Seguridad Social y Otros Registros

La empresa debe darse de alta en la Seguridad Social y, si va a contratar empleados, inscribirse como empresa empleadora en el sistema. Además, dependiendo de la actividad, puede ser necesario registrarse en organismos específicos, como:

• Registro Sanitario (si la empresa opera en alimentación o salud).
• Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) si se realizan operaciones con la UE.
• Licencias municipales o permisos sectoriales según la actividad.

9. Inicio de Actividad y Obligaciones Contables y Fiscales

Una vez completados los trámites anteriores, la sociedad puede comenzar a operar, pero debe cumplir con una serie de obligaciones fiscales y contables:

• Presentación de impuestos: IVA, Impuesto sobre Sociedades, retenciones de IRPF, etc.
• Mantenimiento de libros contables obligatorios.
• Depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.

El incumplimiento de estas obligaciones puede generar sanciones y problemas legales, por lo que es recomendable contar con una gestoría especializada en sociedades.

Errores Comunes al Crear una Sociedad y Cómo Evitarlos

Muchas empresas cometen errores durante la constitución que pueden generar problemas en el futuro. Algunos de los más frecuentes son:

1. Elegir una denominación social no disponible, lo que retrasa el proceso.
2. Definir mal el objeto social, limitando la capacidad de la empresa para operar en ciertas actividades.
3. No realizar correctamente el depósito del capital social, lo que puede invalidar la escritura.
4. Errores en la inscripción en Hacienda, eligiendo un epígrafe fiscal incorrecto o un régimen de IVA inadecuado.
5. Retrasos en la inscripción en el Registro Mercantil, lo que puede impedir operar legalmente.

Alta en la Seguridad Social y Contratación de Empleados

Una vez obtenida la escritura de constitución y el NIF definitivo, la empresa debe darse de alta en la Seguridad Social como empresa empleadora si va a contratar trabajadores.

Este proceso se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y requiere:

• El Código de Cuenta de Cotización (CCC), que identifica a la empresa ante la Seguridad Social.
• Alta de los trabajadores en el régimen correspondiente.
• Inscripción en el Sistema RED para gestionar nóminas y cotizaciones.

Si la sociedad no tiene empleados, el administrador puede optar por inscribirse en el Régimen de Autónomos (RETA) si su participación en la empresa es superior al 25% o en el Régimen General si su vinculación es exclusivamente laboral.

Impuestos y Obligaciones Fiscales de una Sociedad

Tras su constitución, la sociedad debe cumplir con una serie de obligaciones fiscales que incluyen la presentación de impuestos trimestrales y anuales.

Impuesto sobre Sociedades (IS)

• ¿Qué es? Es el impuesto que grava los beneficios de la empresa.
• Tipo impositivo: Generalmente 25%, aunque las sociedades de nueva creación pueden tributar al 15% durante los dos primeros años con beneficios.
• Modelos:
  • Modelo 200: Declaración anual del Impuesto sobre Sociedades.
  • Modelo 202: Pagos fraccionados trimestrales (si aplica).

Es fundamental llevar una contabilidad ordenada para calcular correctamente la base imponible y aplicar deducciones fiscales que optimicen la carga tributaria.

IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)

• ¿Quién lo paga? Empresas que venden productos o prestan servicios sujetos a IVA.
• Modelos:
  • Modelo 303: Declaración trimestral de IVA.
  • Modelo 390: Resumen anual de IVA.
  • Modelo 349: Si la empresa realiza operaciones con clientes o proveedores de la UE.

El IVA no supone un coste directo para la sociedad, pero su correcta liquidación es esencial para evitar problemas con Hacienda.

Retenciones de IRPF

Si la sociedad paga salarios a empleados o contrata servicios a autónomos, debe aplicar retenciones de IRPF en sus pagos y declararlas trimestralmente:

• Modelo 111: Retenciones de empleados y profesionales.
• Modelo 190: Resumen anual de retenciones.

Las empresas que no cumplen con la presentación de estos modelos pueden enfrentarse a sanciones económicas y recargos por parte de la Agencia Tributaria.

Libros Contables y Cuentas Anuales

Una sociedad debe llevar una contabilidad rigurosa y presentar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil cada ejercicio fiscal.

Libros Contables Obligatorios

• Libro Diario: Registra todas las operaciones económicas de la empresa.
• Libro Mayor: Detalla los movimientos contables por cuentas.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Contiene el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Estos libros deben presentarse anualmente y conservarse durante seis años.

Presentación de Cuentas Anuales

Las Cuentas Anuales incluyen:

• Balance de Situación
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• Memoria Explicativa

Deben presentarse en el Registro Mercantil dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. Su incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y el bloqueo del registro de nuevos actos societarios.

Errores Frecuentes en la Gestión de una Sociedad

Muchas empresas, especialmente en sus primeros años, cometen errores en la gestión contable y fiscal que pueden generar inspecciones y sanciones.

Errores más comunes y cómo evitarlos

1. No presentar impuestos en plazo: Retrasos en la presentación del IVA, IS o retenciones pueden derivar en recargos del 5% al 20%.
2. Errores en la declaración del Impuesto sobre Sociedades: Muchas empresas no aplican correctamente deducciones o no declaran ciertos ingresos, lo que puede generar sanciones.
3. No registrar correctamente los libros contables: Una contabilidad desorganizada puede dificultar la presentación de cuentas y generar inspecciones.
4. No depositar las Cuentas Anuales: La omisión de este trámite puede conllevar multas de hasta 300.000 euros.
5. No inscribirse en el ROI si se realizan operaciones en la UE: Esto puede generar problemas al operar con clientes y proveedores europeos.

Para evitar estos errores, es recomendable contar con una gestoría especializada en sociedades que garantice el cumplimiento de todas las obligaciones legales y fiscales.

Claves para una Gestión Eficiente de tu Sociedad

Para asegurar el buen funcionamiento de la empresa y evitar problemas fiscales, es importante:

• Cumplir con todas las obligaciones contables y fiscales en plazo.
• Optimizar la carga tributaria aplicando deducciones y beneficios fiscales.
• Mantener una contabilidad clara y ordenada con registros actualizados.
• Evitar errores en la gestión administrativa y en la presentación de impuestos.
• Externalizar la contabilidad y fiscalidad a una gestoría especializada para evitar errores y ahorrar tiempo.

En MCR Gestoría Online, nos encargamos de la gestión integral de sociedades, asegurando el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y administrativas para que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa sin preocupaciones.

Si necesitas asesoramiento especializado para gestionar tu sociedad, consulta nuestro servicio de gestoría para sociedades y deja la administración en manos de profesionales.